Fra spredte notater til en rapport som teamet faktisk brukte

Notater i fire formater

Silje er produsent i et lite team som sender seminarer og paneler. Hun tok kontakt etter en sending på nesten tre timer som hadde gått greit for publikum, men som teamet likevel var usikkert på. Alle hadde notert underveis, og ingen to notater så like ut. Noen lå i en delt tekstfil, noen som skjermbilder med piler, og teknikeren hadde skrevet klokkeslett på et ark ved mikseren. Det var ingen mangel på observasjoner. Problemet var at ingen kunne si hva som var viktigst, og hva som var enkeltstående. Etter en uke hadde hun en mappe full av funn og ingen plan for hva som skulle gjøres før neste sending.

Jeg møtte henne i kurset som modulen Rapportskriving og anbefalinger. Der starter vi alltid med å legge alt råmaterialet på bordet, uten å ordne det på forhånd. Silje la frem alt, og vi begynte med det enkleste spørsmålet: hvilket funn kan en kollega som ikke var til stede forstå uten forklaring?

Fra observasjon til funn

Det første vi gjorde var å skille observasjon fra funn. En observasjon er det noen så eller hørte, for eksempel at lyden «hørtes dempet ut en stund etter pausen». Et funn har et tidspunkt, en avgrensing og noe som kan etterprøves, for eksempel at talenivået lå lavere i et bestemt tidsrom etter at en ny mikrofon ble åpnet. Silje gikk gjennom notatene sine og skrev hvert punkt om i samme oppsett: hva, når, hvor lenge og hvordan det ble kontrollert. Underveis oppdaget hun at fem av notatene egentlig beskrev samme hendelse sett fra ulike roller. Da ble de ett funn i stedet for fem, og rapporten ble kortere uten å miste noe.

Hun oppdaget også to punkter hun ikke kunne dokumentere. Vi lot dem stå som åpne spørsmål i en egen liste, tydelig merket, i stedet for å presentere dem som fastslåtte feil. Det gjør rapporten ærligere, og det hindrer at teamet bruker tid på å jage noe ingen faktisk har målt.

• Hva skjedde, formulert i én setning
• Tidspunkt i sendingen og varighet
• Hvordan funnet ble kontrollert
• Hva som er usikkert og må sjekkes videre

Prioritering som teamet kunne enes om

Neste steg var rekkefølgen. Silje hadde en tendens til å ordne funnene etter når de dukket opp i sendingen, fordi det var slik hun hadde notert dem. Vi ordnet dem i stedet etter hvor mye de rammet seerne og hvor lett de var å rette. Et avbrudd på noen sekunder midt i en innledning veide tyngre enn en liten forskjell i fargetone mellom to kameraer. Resultatet ble en rapport med tre nivåer: det som måtte rettes før neste sending, det som burde rettes i løpet av kort tid, og det som kunne følges opp over tid. Hvert anbefalte tiltak fikk en ansvarlig rolle, ikke et navn, slik at rapporten fortsatt fungerte om teamet skiftet sammensetning.

Siljes eget utsagn etterpå var at prioriteringen tok mer tid enn selve skrivingen. Det er vanlig. Mange hopper over den fordi alle funn føles viktige mens man har dem friskt i minnet, men det er nettopp prioriteringen som gjør at en rapport blir lest til siste side.

Sjekkliste etter sending

Til slutt laget vi en kort sjekkliste som teamet kunne gå gjennom rett etter hver sending, mens det fortsatt husket detaljene. Den var ikke et generelt skjema, men bygget på de funnene Silje faktisk hadde gjort: hvilke kontroller hadde avdekket noe denne gangen, og hvilke hadde ikke vært nødvendige. Listen endte på en enkelt side. Den ble lagt ved rapporten slik at neste gjennomgang kunne sammenlignes med forrige. Poenget er ikke å gjøre sjekklisten lengre for hver sending, men å fjerne punkter som aldri gir utslag og legge til det teamet har lært.

Vi ble enige om at listen skulle revideres hvert halvår, og at den som fyller den ut også skriver to linjer om hva som var uvanlig. Slike korte kommentarer viste seg ofte å være mer nyttige enn selve avkrysningene.

• Avvik notert med klokkeslett før teamet går hjem
• Funn skilt fra antakelser og åpne spørsmål
• Hvert tiltak knyttet til en rolle og en frist
• Kort kommentar om det som var uvanlig

Hva som skjedde i neste sending

Ved neste sending brukte Silje den nye malen fra første minutt. Teknikeren skrev klokkeslett i samme format, og lydansvarlig førte avvik rett inn i dokumentet i stedet for på lapper. Etterpå tok det omtrent en time å samle rapporten, mot flere dager forrige gang. De to åpne spørsmålene fra den første rapporten ble avklart fordi noen faktisk hadde ansvar for å sjekke dem. Det ene viste seg å være en feil i avspillingen hos en enkelt seer, ikke noe i selve sendingen. Det andre ble stående som et reelt funn og havnet øverst på listen over tiltak.

Jeg vil ikke overdrive effekten. Rapporten fjernet ikke feil, og neste sending hadde sine egne avvik. Men teamet visste hvor det skulle begynne, og diskusjonen etterpå handlet om valg, ikke om hva som egentlig hadde skjedd.

Det andre kan ta med seg

Siljes eksempel viser at en rapport ikke trenger å være lang eller formell for å virke. Den må skille det som er målt fra det som er opplevd, rangere funnene og gi hvert tiltak en eier. Resten er ryddighet. Hvis teamet ditt sitter med lignende notater etter en sending, kan du begynne med å skrive om de tre viktigste til funn med tidspunkt og kontroll. Allerede det gir en pekepinn på hvor mye av materialet som holder, og hvor mye som må undersøkes videre før det kan kalles en anbefaling.

Vi går gjennom nøyaktig denne arbeidsgangen i kurset, med øvelser på eksempelmateriale, slik at du kan prøve metoden før du bruker den på egne sendinger.

Silje endte opp med en rapport på noen få sider, en prioritert tiltaksliste og en sjekkliste teamet fortsatt bruker. Det som endret seg mest var ikke formatet, men samtalen etter sending: den handlet om beslutninger i stedet for om hva som hadde skjedd. Det er en realistisk gevinst, og den kommer av ryddig arbeid, ikke av et verktøy.